StB Sabine Ziesecke, Partnerin, PwC, Berlin
Arbeitgeber haben zahlreiche Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfreie Extraleistungen zu gewähren. Diese Form der Entlohnung ist für Unternehmen attraktiv, weil sie ihren Anteil an den Sozialabgaben sparen. Vor allem aber handelt es sich um eine interessante Option, um in Zeiten des Fachkräftemangels Arbeitnehmer zu motivieren und zu binden.
Hier eröffnet der Gesetzgeber durch die „Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2015“ (LStÄR) vom 1. Januar 2015 an in zwei Bereichen neue Spielräume: Die Freibeträge für Aufmerksamkeiten und Arbeitsessen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gewähren, steigen jeweils von 40 auf 60 Euro brutto. Allerdings müssen Arbeitgeber dabei einige Regeln beachten; zudem können sie die Neuerungen zum Anlass nehmen, ihre Strategie bei steuerfreien Extras zu überprüfen und ihren Mitarbeitern gegebenenfalls weitere Angebote zu machen.
Aufmerksamkeiten (R 19.6 Abs. 1 LStÄR 2015)
Voraussetzung für den Steuervorteil ist, dass der Arbeitgeber die Aufmerksamkeit anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses gewährt, also zum Beispiel zum Geburtstag, zur Hochzeit oder zur Geburt eines Kindes. Begünstigt sind allerdings lediglich Sachleistungen wie Blumen, Bücher und CD’s – Geldleistungen gelten als normaler Arbeitslohn.
Zudem ist unbedingt zu beachten, dass der gesamte Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig wird, wenn der Wert der Aufmerksamkeit die neue 60-Euro-Grenze auch nur um einen Cent übersteigt.
Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 LStÄR 2015)
Der Fiskus gewährt das Steuerprivileg nur für ein Essen, das der Arbeitgeber anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bezahlt – also zum Beispiel, wenn Mitarbeiter wegen eines Projekts Überstunden machen und der Vorgesetzte für alle Essen in den Betrieb liefern lässt, damit der Arbeitsablauf nicht gestört wird.
Da die Abgrenzung zwischen einem steuerfreien Arbeitsessen und einem steuerpflichtigen Belohnungsessen im Einzelfall schwierig ist, sollten Arbeitgeber in der Lohnbuchhaltung genau dokumentieren, welche Rahmenbedingungen vorlagen und worin die eigenbetrieblichen Interessen des Arbeitgebers bestanden, die Arbeitnehmer zu verpflegen.
Der Aufwand dafür ist überschaubar, wenn im Unternehmen bestimmte Regeln und Prozesse die korrekte steuerliche Erfassung von Sachbezügen einschließlich Bewirtungen gewährleisten. Das ist eine Aufgabe, die sich ohnehin jeder Unternehmer aus Compliance-Gründen stellen muss. Hierbei ist es hilfreich, wenn die Prozesse und die Überwachung der Einhaltung von Regeln technologieseitig unterstützt werden.
Kinderbetreuung (R 3.33 Abs. 3 LStÄR 2015)
Zu den interessantesten Optionen bei steuerfreien Extras gehören Kinderbetreuungszuschüsse: Arbeitgeber können Kosten steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen, die Arbeitnehmern für die auswärtige Betreuung nicht-schulpflichtiger Kinder entstehen – also zum Beispiel für einen Kindergarten oder für eine Kindertagesstätte. Hier gibt es keine finanzielle Obergrenze.
Dazu enthalten die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien ebenfalls Änderungen, die allerdings eher klarstellender Natur sind.
Eine wichtige Änderung sieht dagegen das „Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ (ZollkodexAnpG) vor: Demnach sollen künftig auch Arbeitgeberleistungen zur kurzfristigen Betreuung schulpflichtiger Kinder oder pflegebedürftiger Angehöriger steuerfrei sein, wenn die Betreuung zwingend notwendig und beruflich veranlasst ist. Die Obergrenze liegt bei 600 Euro pro Jahr. Das Gesetz ist jedoch noch nicht verabschiedet.
Attraktive Vergütungssysteme
Mit den Neuregelungen in den Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien verfügen Arbeitgeber über zusätzliche Instrumente, ein Vergütungssystem für Arbeitnehmer steuerlich attraktiv und maßgeschneidert für ihre jeweilige Lebenssituation zu gestalten.
Dies können sie zum Anlass nehmen, ihre Vergütungsstrategie zu überprüfen, wobei sie weitere Optionen im Bereich steuerfreie Extras einbeziehen sollten. So können Unternehmen ihren Arbeitnehmern monatlich bis zu 44 Euro an so genannten Sachbezügen zukommen lassen – wohlgemerkt zusätzlich zu den angesprochenen Aufmerksamkeiten anlässlich besonderer persönlicher Ereignisse. Dies können etwa Warengutscheine oder Zuschüsse zum monatlichen Beitrag im Fitness-Studio sein.
Unklar ist allerdings, ob die Freigrenze in dieser Höhe weiter Bestand haben wird. Aktuell gibt es Bestrebungen seitens des Bundesrates, die Freigrenze ab dem Jahr 2015 auf nur noch 20 Euro abzusenken (vgl. Beschlussempfehlung des Finanzausschusses vom 24.10.2014 zum Entwurf des auch als „JStG 2015“ geplanten ZollkodexAnpG sowie die hierauf ergangene umfangreiche Stellungnahme des Bundesrates vom 7.11.2014). Die weitere Entwicklung muss daher abgewartet werden.