StB Dr. Andreas S. Bolik, Associate Partner und StB Vivien Mayer, Managerin im National Office Tax von EY Deutschland.
Trotz der zentralen Bedeutung von Hard- und Software für die rasant fortschreitende Digitalisierung und des technischen Fortschritts wurde die ertragsteuerlich anzusetzende Nutzungsdauer für Hard- und Software etwa seit der Jahrtausendwende nicht mehr geprüft oder angepasst. Nun hat die Finanzverwaltung reagiert und gibt Unternehmen mehr Spielraum bei der Abschreibung von digitalen Wirtschaftsgütern – also Computern, dazugehörigen Geräten und Software (BMF-Schreiben vom 26.02.2021, DB 2021 S. 539). Danach wird die bisher in der AfA-Tabelle für allgemeine Anlagegüter enthaltene Nutzungsdauer für Computer von drei Jahren auf ein Jahr herabgesetzt, um der technischen Entwicklung und den immer kürzeren Produktzyklen gerecht zu werden. Das ermöglicht einen unmittelbaren steuerlichen Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug (jedoch keine Sofortabschreibung) bereits in dem Jahr, in dem die Hard- oder Software gekauft wird.
Bilanzierung in Handels- und Steuerbilanz
Bei der neuen Regelung handelt es sich um eine Wahlmöglichkeit. Unternehmen können also grundsätzlich auch weiterhin die Anschaffung über einen längeren Zeitraum abschreiben. Abweichungen von der einjährigen steuerlichen Nutzungsdauer müssen künftig aber begründet werden. Außerdem entfalten die Regelungen des BMF-Schreibens für die Handelsbilanz keine unmittelbare Wirkung. Daher empfiehlt es sich, ein separates Buchhaltungskonto einzurichten, damit Bilanzierungsunterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz (z.B. für die Überleitungsrechnung nach § 60 Abs. 2 EStDV) in der Steuererklärung einfacher gehandhabt werden können. Dies ist auch im Hinblick auf latente Steuern (§ 274 HGB) sinnvoll.
Die Regelungen des BMF-Schreibens gelten für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden.
(Bessere) Alternative zur GWG-Regelung
Die „Digi-AfA“ wird oft zu Unrecht mit der sogenannten GWG-Regelung (Sonderabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG) vermischt, bietet sie doch erhebliche Vorteile. Zwar dienen beide Regelungen dazu, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von bestimmten Wirtschaftsgütern sofort als Betriebsausgabe in Abzug zu bringen. Die GWG-Regelung ist aber weniger umfassend, weil sie nur für ganz bestimmte Güter gilt: abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind und einen Wert von höchstens 800 € netto haben.
Die Wertobergrenze und die Kriterien der Beweglichkeit und selbstständigen Nutzbarkeit sind mit Blick auf IT-Produkte natürlich sehr streng: Software ist immateriell und damit nicht beweglich, Hardware, also auch Peripheriegeräte wie Tastaturen, Monitore, Beamer oder Drucker sind ohne weitere Geräte in der Regel nicht selbstständig nutzbar, und beides kann sehr teuer sein. Lediglich Computerprogramme, deren Anschaffungskosten höchstens 410 € betragen, sogenannte Trivialprogramme, galten bislang als abnutzbare, bewegliche und selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter und durften demnach von der GWG-Regelung berücksichtigt werden. Insofern erweitert das BMF-Schreiben mit der „Digi-AfA“ den Handlungsspielraum von Unternehmen enorm.
Begünstigung nur für „Öko-Hardware“, aber kein Grund zur Sorge
Damit Unternehmen also nun sämtliche Computerhardware, also beispielsweise Desktop-PC‘s, Tablets, Thin-Clients, Peripheriegeräte, Netzteile und Dockingstationen nach den Regeln der „Digi-AfA“ behandeln dürfen, müssen diese der sogenannten „Ökodesign-Richtlinie“ der EU (Richtlinie 2009/125/EG) entsprechen. Diese EU-Rahmenrichtlinie setzt Maßstäbe für die umweltgerechte Gestaltung für technische Geräte, insbesondere für Computerhardware, und spezifiziert detaillierte technische Anforderungen. Sie verpflichtet Hersteller, in den technischen Unterlagen die Produktart zu benennen und nachzuweisen, sodass die Anforderungen der Richtlinie erfüllt sind. Zum Glück dürfen seit 2016 nur Computer und Zubehör auf dem europäischen Markt verkauft werden, die die Ökodesign-Anforderungen erfüllen. Unternehmen können also grundsätzlich davon ausgehen, dass alle IT-Geräte, die nach 2016 im Inland angeschafft wurden, nach den Regeln der „Digi-AfA“ abgeschrieben werden dürfen.
Anders sieht es aus, wenn die Geräte aus einem Nicht-EU-Land gekauft wurden. Dann müssen Steuerpflichtige unter Umständen nachweisen, dass die Computer-Hardware die Ökodesign-Richtlinien Anforderungen erfüllt. Deshalb empfiehlt es sich, technische Beschreibungen und Produktdatenblätter aufzubewahren, damit im Fall einer späteren Betriebsprüfung bewiesen werden kann, dass die Vorgaben eingehalten wurden. Geräte, die vor 2016 beziehungsweise vor 2014 auf den Markt gekommen sind, fallen nur dann in den Anwendungsbereich des BMF-Schreibens bzw. der einjährigen betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, wenn sie die energetischen Toleranzwerte für den Energieverbrauch im entsprechenden Zeitraum erfüllen. Nur dann dürfen diese mit der einjährigen betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer bilanziert werden. Die Praxisrelevanz für diese Fälle dürfte jedoch überschaubar sein, da solch hochbetagte Computer und IT-Geräte in den meisten Bilanzen bereits vollständig abgeschrieben sein dürften.