{"id":5265,"date":"2012-11-06T13:29:53","date_gmt":"2012-11-06T11:29:53","guid":{"rendered":"https:\/\/page.fachmedien.de\/wordpress\/steuerboard\/?p=5265"},"modified":"2012-11-12T11:31:39","modified_gmt":"2012-11-12T09:31:39","slug":"elektronische-rechnung-wird-praxistauglich-bmf-lockert-anforderungen-an-prufung-und-aufbewahrung-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/page.fachmedien.de\/wordpress\/steuerboard\/2012\/11\/06\/elektronische-rechnung-wird-praxistauglich-bmf-lockert-anforderungen-an-prufung-und-aufbewahrung-2\/","title":{"rendered":"Elektronische Rechnung wird praxistauglich – BMF lockert Anforderungen an Pr\u00fcfung und Aufbewahrung"},"content":{"rendered":"
\"\"<\/a>

RA\/StB Ralph Korf, M\u00fcnchen<\/p><\/div>\n

\u201eEndlich!\u201c \u2013 m\u00f6chte man sagen. Mit Schreiben vom 2. 7. 2012 \u00fcber die \u201eVereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. 7. 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011\u201c (IV D 2 – S 7287-a\/09\/10004 :003 [2012\/0449475], BStBl. I 2012 S. 726 = DB 2012 S. 1540<\/a>) hatte das BMF die neuen praxisfreundlichen Regeln zur elektronischen Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht erl\u00e4utert. Mit dem Schreiben vom 14. 9. 2012 (IV A 4 – S 0316\/12\/10001 [2012\/0831628],\u00a0 BStBl. I 2012 S. 930 = DB 2012 S. 2312<\/a>)\u00a0 zur \u00c4nderung der GdPdU beseitigt das BMF eine weitere H\u00fcrde.<\/p>\n

 <\/p>\n

Eine qualifizierte elektronische Signatur oder die Vereinbarung eines EDI-Verfahrens sind seit dem 1. 7. 2011 nicht mehr erforderlich. Sie k\u00f6nnen aber nach wie vor eingesetzt werden und gelten dann ohne weitere Anforderung als Verfahren, bei welchen die Unversehrtheit der Daten und die Authentizit\u00e4t des Ausstellers gew\u00e4hrleistet sind (\u00a7 14 Abs. 3 UStG). Allerdings galten nach wie vor die abgabenrechtlichen Anforderungen der \u201eGrunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)\u201c von 2001. Diese stellten f\u00fcr die Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur so umfassende Pr\u00fcfungs- und Aufbewahrungspflichten auf, dass diese nur mit besonderen Konstruktionen (Doppelvertretungsmodell) zu erf\u00fcllen waren. Voraussetzung war n\u00e4mlich, dass<\/p>\n

\u201e- vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrit\u00e4t der Daten und die Signaturberechtigung gepr\u00fcft werden und das Ergebnis dokumentiert wird;<\/em><\/p>\n

– die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datentr\u00e4ger erfolgt, der \u00c4nderungen nicht mehr zul\u00e4sst. Bei einer tempor\u00e4ren Speicherung auf einem \u00e4nderbaren Datentr\u00e4ger muss das DV-System sicherstellen, dass \u00c4nderungen nicht m\u00f6glich sind;<\/em><\/p>\n

– bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) beide Versionen archiviert und nach den GoBS mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird;<\/em><\/p>\n

– der Signaturpr\u00fcfschl\u00fcssel aufbewahrt wird;<\/em><\/p>\n

– bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschl\u00fcsselte und die entschl\u00fcsselte Abrechnung sowie der Schl\u00fcssel zur Entschl\u00fcsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird;<\/em><\/p>\n

– der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden;<\/em><\/p>\n

– die \u00dcbertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Anforderungen der GoBS, insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen;<\/em><\/p>\n

– das qualifizierte Zertifikat des Empf\u00e4ngers aufbewahrt wird.\u201c<\/em><\/p>\n

Der Rechnungsempf\u00e4nger musste also f\u00fcr jede einzelne erhaltene Rechnung zun\u00e4chst die Signaturberechtigung pr\u00fcfen (was erheblich dadurch erschwert wird, dass es in Deutschland noch keine Unternehmenssignatur gibt, sondern nur personenbezogene Signaturen) und das Ergebnis der Pr\u00fcfung dokumentieren; dann mussten umfangreiche Protokolle erstellt und aufbewahrt werden. F\u00fcr kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmer waren solche Verfahren zu aufw\u00e4ndig, weshalb die (richtige) elektronische Rechnung in der Praxis ein Schattendasein f\u00fchrte. Dieses Hindernis f\u00e4llt jetzt weg: Abschnitt II Nr. 1 des GdPdU-Schreibens wurde mit sofortiger Wirkung aufgehoben.<\/p>\n

D. h., der Rechnungsaussteller kann seine Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur erstellen und versenden, und der Rechnungsempf\u00e4nger kann sie archivieren, ohne die zahlreichen Pr\u00fcfungsschritte der GdPdU vornehmen zu m\u00fcssen.<\/p>\n

Nach wie vor gelten die \u201eGrunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme (GoBS)\u201c, in deren begleitendem BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995 (IV A 8 – S 0316 – 52\/95, BStBl. I 1995 S. 738 = DB0147196<\/a>) es hei\u00dft:<\/p>\n

\u201e2.\u00a0 Speicherung von origin\u00e4r digitalen Dokumenten<\/em><\/p>\n

Origin\u00e4r digitale Dokumente werden durch \u00dcbertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datentr\u00e4ger archiviert.<\/em><\/p>\n

Bei origin\u00e4r digitalen Dokumenten mu\u00df hard- und softwarem\u00e4\u00dfig sichergestellt sein, da\u00df w\u00e4hrend des \u00dcbertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht m\u00f6glich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen.<\/em><\/p>\n

Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorg\u00e4nge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als „Kopie“ zu kennzeichnen.<\/em><\/p>\n

Die gespeicherten Dokumente m\u00fcssen w\u00e4hrend der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d.\u00a0 h. lesbar sein (vgl. zu VII.).\u201c<\/em><\/p>\n

(Zitiervorschlag: Korf, Steuerboard DB0556490)<\/p>\n

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