RAin Dr. Angelika Hafenmayer, Senior Associate, Hogan Lovells LLP, München

Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat auf sein Verlangen alle Unterlagen zur Verfügung stellen, die dieser benötigt, um seine Aufgaben wahrzunehmen zu können. Um zu prüfen, ob rechtliche Vorgaben zur Vergütung eingehalten sind, dürfen die zuständigen Vertreter des Betriebsrats auch in Listen über die Bruttoentgelte der Arbeitnehmer Einsicht nehmen (§ 80 Abs. 2 Satz 2 Hs. 2 BetrVG). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat nun entschieden, dass dieses Einblicksrecht auch unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben nicht-anonymisierte Bruttoentgeltlisten umfasst (BAG vom 07.05.2019 – 1 ABR 53/17).

Einblick des Betriebsrats in nicht-anonymisierte Bruttoentgeltlisten der Arbeitnehmer …

Geklagt hatte ein Betriebsausschuss, weil ihm der Arbeitgeber nur eine anonymisierte Fassung der im Betrieb geführten Bruttoentgeltlisten der Arbeitnehmer zur Verfügung stellen wollte. Diese Listen enthielten in ihrer nicht-anonymisierten Fassung u.a. die Namen der Arbeitnehmer und Angaben zur Zusammensetzung ihres Gehalts.

Das BAG sprach dem Betriebsausschuss ein Einsichtnahmerecht in die nicht-anonymisierten Bruttoentgeltlisten zu. Entscheidend ist dabei aber, dass dieser nur Einblick in Unterlagen verlangen kann, die im Betrieb des Arbeitgebers tatsächlich (z.B. in elektronischer Form) bereits vorhanden sind. Der Arbeitgeber ist also nicht verpflichtet, nicht vorhandene Unterlagen erst noch zu erstellen. Die Gehaltsdaten sind im Unternehmen i.d.R. elektronisch erfasst, so dass der Arbeitgeber auch grundsätzlich verpflichtet ist, in diese Einblick zu gewähren, wenn die individuellen steuerlichen Abzüge und Abgaben der Arbeitnehmer ausgeblendet werden können.

… ist datenschutzrechtlich zulässig

Die Gewährung von Einblick in Bruttoentgeltlisten mit den Namen der Arbeitnehmer und den ihnen zugeordneten Bruttoentgelten ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Datenschutzrechts (Art. 4 Nr. 1 und Nr. 2 DSGVO). Das Datenschutzrecht erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Arbeitnehmerdaten, wenn und soweit dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus dem Betriebsverfassungsrecht ergebenden Rechte und Pflichten des Betriebsrats erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 Satz 1 Alt. 4 BDSG). In den Grenzen des kollektivrechtlich bestehenden Einsichtnahmerechts ist deshalb eine Weitergabe der in den Bruttoentgeltlisten enthaltenen Informationen über die Arbeitnehmer auch datenschutzrechtlich zulässig (§ 80 Abs. 2 Satz 2 Hs. 2 BetrVG). Das BAG betont aber zugleich, dass unabhängig von der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit auch der Betriebsrat seinerseits dafür Sorge tragen muss, dass die zentralen datenschutzrechtlichen Grundsätze eingehalten werden und die Unterlagen vor unberechtigten Zugriffen Dritter geschützt sind (vgl. auch BAG vom 09.04.2019 – 1 ABR 51/17).

Praxishinweis

Verlangt der Betriebsrat Einblick in Bruttoentgeltlisten, sollten Arbeitgeber darauf achten, dass dieser die zur Einsicht zuständigen Vertreter benennt. Denn das Einsichtsrecht steht nicht dem Betriebsrat als Gesamtorgan zu, sondern ist beschränkt auf einen etwaig vorhandenen (Betriebs-)Ausschuss oder in kleineren Betrieben den Betriebsratsvorsitzenden oder ein anderweit bestimmtes Betriebsratsmitglied. Die zur Einsicht bereitzuhaltenden Listen erfassen die Entgelte als Bruttoentgelte. Steuern und Abgaben, die sich regelmäßig aus persönlichen und familiären Umständen ergeben, dürfen nicht mitgeteilt werden.

Einblick bedeutet Vorlage zur Ansicht, nicht Aushändigung als Hardcopy oder in elektronischer Form (z.B. Excel-Liste). Der zuständige Vertreter des Betriebsrats darf unterstützende Notizen, aber keine Kopien anfertigen. Er darf die Ergebnisse seiner Einsicht an den Betriebsrat mitteilen. Gibt der Arbeitgeber Informationen über die Arbeitnehmer weiter, sollte er den Betriebsrat auch auf dessen Verpflichtung zur Vertraulichkeit hinweisen und für Maßnahmen zum Schutz der arbeitnehmerbezogenen Informationen sensibilisieren.